בארגונים שעובדים עם כמה דשבורדים במאנדיי, לא נדיר לגלות שכל מסך מציג מספר אחר. בדשבורד אחד מופיעות עשרים משימות פתוחות, בדשבורד אחר מופיעות שבע עשרה, ובדוח של מנהל נוסף המספר גבוה אפילו יותר. הפער הזה יוצר בלבול, במיוחד כשכל המשתמשים בטוחים שהם מסתכלים על אותו מידע.
הסיבה אינה בהכרח תקלה במערכת. ברוב המקרים כל דשבורד מוגדר מעט אחרת. טווח התאריכים שונה, הלוחות המחוברים אינם זהים, מסנן מסוים נשאר פעיל או שהמדד סופר פריטים בדרך אחרת. כדי לקבל תמונה אחידה, צריך לבדוק את ההגדרות שמאחורי הגרפים ולא להסתפק במה שמופיע על המסך.
איך מונעים פערים בין הנתונים בדשבורדים של מאנדיי?
הבדיקה הראשונה צריכה להתמקד בלוחות שמחוברים לכל דשבורד. דשבורד אחד יכול לקבל מידע משלושה לוחות, בעוד שאחר מחובר רק לשניים. לפעמים נוסף לוח חדש לצוות מסוים, אך החיבור שלו לא עודכן בכל התצוגות. במקרה כזה שני הדשבורדים נראים דומים, אך מבוססים על מקורות שונים.
חשוב לבדוק גם אם כל הדשבורדים משתמשים באותן עמודות. לדוגמה, צוות אחד יכול לספור משימות לפי תאריך היעד, בעוד שדשבורד אחר משתמש בתאריך היצירה. שתי האפשרויות תקינות, אבל הן עונות על שאלות שונות. בלי הגדרה משותפת, כל מנהל יקבל תמונה אחרת גם כשהוא בוחן את אותו תהליך.
מתי כדאי לבדוק את ההגדרות שמאחורי הדשבורד?
כאשר הפערים חוזרים בכמה תצוגות, יועץ להקמה וייעול של תהליכי עבודה במאנדיי בודק את שרשרת הנתונים מתחילתה. הוא משווה בין הלוחות המחוברים, המסננים, טווחי התאריכים והעמודות שעליהן מבוסס כל מדד. המטרה אינה לבנות מחדש את תהליך העבודה, אלא להבין מדוע אותה פעילות מקבלת תוצאה שונה בכל מסך.
הבדיקה צריכה לכלול גם את אופן הספירה. גרף אחד יכול לספור כל פריט, בעוד שאחר סופר רק פריטים ייחודיים או משימות שעומדות בתנאי מסוים. אם פרויקט מופיע בכמה לוחות מקושרים, הוא עלול להיספר יותר מפעם אחת וליצור תחושה שהעומס גדול מכפי שהוא בפועל.
האם מסננים גורמים לפערים בין הדשבורדים?
מסננים הם אחד המקורות הנפוצים ביותר להבדלים. ייתכן שדשבורד אחד מציג רק את המחלקה של המשתמש, בעוד שאחר מציג את כל הארגון. מסנן לפי אחראי, סטטוס, לקוח או סוג פרויקט יכול להישאר פעיל גם לאחר ששכחו שהוא הוגדר.
כדאי לעבור על כל מסנן ולבדוק אם הוא קבוע, אישי או תלוי משתמש. בדשבורדים שמיועדים להנהלה רצוי להגדיר מראש מה כל תצוגה אמורה לכלול. כך נמנע מצב שבו שני מנהלים משתמשים באותו דשבורד, אך כל אחד רואה מספרים אחרים.
איך טווח התאריכים משנה את התוצאה?
גם הבדל קטן בטווח התאריכים יכול לשנות משמעותית את המספרים. דשבורד אחד עשוי להציג את החודש הנוכחי, אחר את שלושים הימים האחרונים ודוח נוסף את הרבעון כולו. שלוש התצוגות עשויות להיראות דומות, אך הן אינן מודדות את אותה תקופה.
מי שרוצה להבין איך לבנות דשבורדים ולעקוב אחרי ביצועים ב Monday צריך להחליט מראש איזה טווח מתאים לכל מדד. זמן טיפול ממוצע יכול להתבסס על תאריך הסיום, בעוד שכמות משימות חדשות צריכה להתבסס על תאריך הפתיחה. הגדרה אחידה עוזרת למנוע השוואות שאינן משקפות את העבודה האמיתית.
כדאי גם לבדוק אם הטווח מתעדכן באופן אוטומטי או נשאר קבוע. דשבורד שנבנה לרבעון קודם עלול להמשיך להציג נתונים ישנים אם איש לא שינה את ההגדרה.
האם הרשאות משפיעות על הנתונים?
משתמשים שונים לא תמיד רואים את אותם לוחות ופריטים. דשבורד שמבוסס על מידע מוגבל בהרשאות יכול להציג למנהל אחד את כל הנתונים ולמשתמש אחר רק חלק מהם. הפער נראה כמו תקלה, אך למעשה הוא נובע מהבדלים בגישה למידע.
חשוב לבדוק מי קהל היעד של כל דשבורד ואילו מקורות מידע פתוחים בפניו. יועץ להקמה וייעול של תהליכי עבודה במאנדיי יכול לזהות אם חוסר ההתאמה קשור להרשאות ולהציע תצוגה מתאימה לכל דרג, בלי לחשוף פרטים שאינם נחוצים לו.
האם אותה משימה נספרת יותר מפעם אחת?
בארגונים שבהם משימה עוברת בין כמה צוותים, היא עשויה להופיע ביותר מלוח אחד. אם כל הופעה נספרת כפריט נפרד, דשבורד מרכזי עלול להציג כמות מנופחת של משימות או פרויקטים.
צריך לבדוק אם מדובר בכמה משימות שונות או באותו פריט שמוצג בכמה מקומות. שימוש בחיבורים בין לוחות יכול לעזור לשמור על המידע נגיש לצוותים שונים בלי ליצור ספירה כפולה. חשוב גם לקבוע איזה לוח נחשב למקור המרכזי של הנתון.
איך מונעים מהפערים לחזור?
לאחר שמאתרים את מקור ההבדל, כדאי ליצור הגדרה קצרה לכל דשבורד. ההגדרה יכולה לכלול את הלוחות המחוברים, טווח התאריכים, המסננים והמשמעות של כל מדד. כך גם לאחר שינוי במערכת אפשר לבדוק אם כל התצוגות עודכנו בהתאם.
YEP Solutions מסייעת לארגונים לבדוק דשבורדים קיימים ולזהות מדוע הם מציגים תוצאות שונות. יועץ להקמה וייעול של תהליכי עבודה במאנדיי יכול לחבר בין השאלה הניהולית לבין מבנה הנתונים, כדי שכל מנהל יקבל תמונה עקבית.
