איך מנהלים משימות שמחכות לאישור של כמה גורמים?

יש משימות שעובד אחד יכול להתחיל ולסיים בעצמו. לעומתן, יש משימות שמתקדמות רק לאחר קבלת אישור ממנהל, מלקוח, ממחלקת כספים או מאיש מקצוע נוסף. ככל שמעורבים בתהליך יותר אנשים, קשה יותר להבין אצל מי המשימה נמצאת, מה חסר כדי לקדם אותה ומתי האישור אמור להתקבל.

הבעיה אינה בהכרח חוסר שיתוף פעולה. לעיתים הבקשה נשלחת במייל, התשובה מתקבלת בהודעה והמסמך המעודכן נשמר בתיקייה אחרת. כל אחד מהמעורבים מכיר חלק מהתהליך, אך אין מקום אחד שמציג את התמונה המלאה. תוכנת ניהול משימות יכולה לרכז את שלבי האישור ולשמור על רצף ברור מהרגע שבו הבקשה נפתחת ועד לסיום הטיפול.

איך תוכנת ניהול משימות מסדרת תהליך שדורש כמה אישורים?

לפני שמכניסים תהליך למערכת, צריך להגדיר מי משתתף בו ובאיזה סדר. לדוגמה, הצעת מחיר יכולה לעבור תחילה לבדיקה מקצועית, לאחר מכן לאישור תקציבי ורק בסוף להישלח ללקוח. אם כל הגורמים מקבלים את הבקשה באותו זמן, עלולות להתקבל הערות סותרות או גרסאות שונות של אותו מסמך.

עדיף ליצור רצף שבו כל שלב מתחיל רק לאחר שהשלב הקודם הושלם. כך הגורם הבא מקבל את הגרסה העדכנית ויודע מה כבר נבדק. לצד כל שלב צריך להופיע שם המאשר, המועד המבוקש והמידע שהוא צריך כדי לקבל החלטה.

חשוב להבחין בין מי שמבצע את המשימה לבין מי שמאשר אותה. העובד יכול להיות אחראי על הכנת המסמך, אך המנהל אחראי על ההחלטה אם לאשר אותו. הפרדה כזאת מונעת מצב שבו המשימה נשארת פתוחה מפני שלא ברור מי אמור לפעול.

מה צריך להופיע בבקשת האישור?

בקשה כללית כמו צריך אישור אינה מספקת מידע שמאפשר להתקדם. מי שמקבל אותה צריך להבין מה בדיוק נדרש ממנו, עד מתי עליו להשיב ומה יקרה לאחר קבלת ההחלטה.

כדאי לכלול תיאור קצר של הבקשה, קישור למסמך הנכון, שם הגורם המבקש ותאריך יעד. אם קיימות כמה אפשרויות, רצוי להציג אותן בצורה ברורה במקום לצפות מהמאשר לחפש את הפרטים בשיחות קודמות.

אפשר גם להוסיף שדה שמציג את סוג ההחלטה הדרושה, למשל אישור, דחייה או בקשת תיקון. כך התגובה אינה נשארת כהערה כללית, אלא הופכת לחלק מתועד בתהליך.

איך מונעים מצב שבו אישור מתעכב בלי שאיש שם לב?

משימה שממתינה לאישור אינה תמיד נראית כמשימה תקועה. העובד שסיים את חלקו חושב שהעבודה כבר הועברה, והמאשר אינו תמיד מודע לכך שמחכים לתשובתו. בלי מעקב מסודר, הבקשה יכולה להישאר ללא טיפול במשך ימים.

כדאי להגדיר מועד לכל אישור ולא רק מועד סופי לכל התהליך. אם המסמך צריך להישלח ללקוח ביום חמישי, האישור הפנימי אינו יכול להישאר פתוח עד אותו יום. לכל שלב דרוש זמן משלו כדי לאפשר תיקונים והשלמות.

תוכנת ניהול משימות יכולה להציג בנפרד בקשות שממתינות לאישור, בקשות שעברו את המועד ובקשות שהוחזרו לתיקון. כך העובד אינו צריך לבדוק בכל פעם למי נשלחה הבקשה, והמנהל יכול לזהות מוקדם שלב שמעכב את המשך העבודה.

מה עושים כאשר הבקשה חוזרת לתיקון?

לא כל בקשה מקבלת אישור בפעם הראשונה. לעיתים חסר מסמך, הסכום אינו ברור או שהגורם המאשר מבקש שינוי. במקרה כזה חשוב שהמשימה לא תיסגר ולא תיפתח מחדש ללא קשר לבקשה המקורית.

עדיף להעביר אותה למצב של תיקון נדרש ולציין מה צריך להשתנות. לאחר השלמת התיקון, היא חוזרת לאותו גורם או עוברת לשלב הבא לפי מבנה התהליך. כך נשמרת היסטוריה של ההערות והגרסאות, ואפשר להבין מדוע האישור התעכב.

גם כאן כדאי לקבוע אחראי ברור. המאשר אחראי להסביר מה חסר, והעובד אחראי לבצע את התיקון ולהחזיר את המשימה לבדיקה. ללא חלוקה כזאת, כל צד עלול להמתין לפעולה של האחר.

איך מטפלים באישור מכמה גורמים במקביל?

יש מקרים שבהם אין צורך להמתין לאישור אחד לפני שפונים לגורם הבא. חוזה, למשל, יכול להיבדק במקביל על ידי המחלקה המשפטית והמחלקה הכספית. במקרה כזה צריך להגדיר אם נדרשים כל האישורים או שמספיק אישור של אחד הגורמים.

המערכת צריכה להראות בנפרד מי כבר השיב וממי עדיין ממתינים לתגובה. לא כדאי לסמן את המשימה כמאושרת כל עוד אחד האישורים הנדרשים חסר. מצד שני, אין צורך לעצור את כל התהליך אם אחד מהאישורים אינו רלוונטי למקרה המסוים.

הגדרה מראש של הכללים מונעת החלטות לא עקביות. העובדים יודעים מתי אפשר להתקדם ומתי צריך להמתין, והמנהלים יכולים לראות היכן נדרשת התערבות.

איך יודעים שתהליך האישורים בנוי נכון?

תהליך טוב מאפשר לכל משתתף להבין מה נדרש ממנו בלי לחפש מידע במיילים ובהודעות. אפשר לראות מי מחזיק במשימה, כמה זמן היא נמצאת בכל שלב ואילו תיקונים כבר התבקשו.

כדאי לבדוק אם יש אישורים שחוזרים שוב ושוב בגלל מידע חסר, אם אותם גורמים מעכבים תהליכים רבים ואם קיימים שלבים שאינם באמת נחוצים. הנתונים האלה יכולים לעזור לקצר את התהליך בלי לוותר על הבקרה הדרושה.

YEP Solutions מסייעת לארגונים לבנות תהליכים ברורים בתוך מאנדיי, כולל שלבי בדיקה, אישור והעברה בין גורמים. חיבור נכון לעמוד המרכזי על תוכנת ניהול משימות מאפשר לקוראים להבין כיצד מערכת מסודרת תומכת לא רק ברשימת המשימות, אלא גם בתהליכים שבהם כל שלב תלוי בהחלטה של אדם אחר.