איך מעבירים נתונים מאקסל למערכת CRM בלי לאבד מידע?

עסקים רבים מתחילים לנהל לקוחות ולידים בקובץ אקסל. בהתחלה זה יכול לעבוד מצוין, אבל עם הזמן מצטברות עוד שורות, עוד עמודות, הערות שנכתבו בצורות שונות ופרטים שחלק מהעובדים עדכנו וחלק לא. כשמגיע הרגע לעבור למערכת ,CRM האתגר האמיתי הוא לא רק להעלות את הקובץ, אלא לוודא שהמידע נכנס בצורה שאפשר לעבוד איתה גם ביום שאחרי.

מעבר נכון מתחיל בהכנת הנתונים, עוד לפני שמעלים קובץ למערכת, כדאי להבין מה באמת נמצא בו, מה צריך לעבור ומה כבר לא רלוונטי. מי שמחפש חברה מומלצת להטמעת מערכת CRM צריך לבדוק גם איך היא ניגשת לשלב הזה, כי איכות הנתונים תשפיע ישירות על העבודה במערכת החדשה.

לא מתחילים מההעלאה, מתחילים מהקובץ

קובץ אקסל שנמצא בשימוש כמה שנים כמעט אף פעם לא נשאר אחיד. יכול להיות שבעמודת הטלפון יש מספרים בפורמטים שונים, שבחלק מהשורות חסר מייל, ושאותו לקוח מופיע פעמיים בשם מעט שונה. אם מעלים את הקובץ כפי שהוא, הבלגן פשוט עובר למערכת החדשה.

כדאי לעבור קודם על העמודות ולבדוק מה כל אחת מהן מייצגת. שדה כמו "הערות" יכול להכיל בתוכו מידע שעדיף לפצל, למשל תאריך שיחה אחרונה, מוצר שמעניין את הלקוח או איש הקשר שמטפל בו. לעומת זאת, עמודות שנפתחו בעבר וכבר לא משמשות אף אחד לא חייבות לעבור.

זה גם שלב טוב להבין איך לייעל תהליכי עבודה דרך סידור המידע עצמו. לפעמים הקובץ חושף שהצוות מזין את אותו פרט פעמיים, שומר מידע בשתי עמודות שונות או משתמש בכמה שמות לאותו סטטוס.

מה עושים עם כפילויות לפני המעבר?

כפילויות הן אחת הבעיות הנפוצות בקבצי לקוחות. אותו אדם יכול להופיע פעם עם מספר טלפון, פעם עם כתובת מייל ופעם נוספת בשם החברה. מחיקה אוטומטית לפי שם בלבד יכולה למחוק מידע טוב. כדאי לזהות כפילויות לפי כמה פרטים ולא רק לפי שדה אחד.

במקום לבחור איזו שורה נשארת ולמחוק את השאר מיד, עדיף לאחד את המידע. אם בשורה אחת מופיע טלפון ובשנייה מופיעה היסטוריית שיחות, שני הפרטים צריכים להישמר ברשומה אחת. כך המערכת החדשה מתחילה עם תמונה מלאה יותר של הלקוח.

חברה מומלצת להטמעת מערכת CRM אמורה לדעת להגדיר מראש לפי אילו נתונים מזהים רשומה קיימת, ומה עושים במקרה שיש שתי רשומות שלא ברור אם הן שייכות לאותו לקוח.

איך מחליטים אילו נתונים באמת להעביר?

לא כל מידע שנשמר באקסל במשך השנים צריך להיכנס למערכת החדשה. רשימות ישנות, שדות שלא עודכנו זמן רב ונתונים שאיש אינו משתמש בהם יכולים להפוך את ה CRM לעמוס כבר ביום הראשון.

כדאי לחלק את המידע לשלוש קבוצות: מידע שחייב לעבור, מידע שכדאי לשמור בארכיון ומידע שאפשר לוותר עליו. פרטי קשר פעילים, לקוחות קיימים, לידים פתוחים והיסטוריה שעדיין רלוונטית לעבודה בדרך כלל שייכים לקבוצה הראשונה. מידע ישן שלא נדרש לעבודה השוטפת יכול להישאר בקובץ גיבוי נפרד.

מי שבודק איך לייעל תהליכי עבודה יכול להשתמש בשלב הזה כדי להחליט גם איזה מידע באמת צריך להמשיך לאסוף בעתיד. אם שדה מסוים לא עזר לקבל החלטה במשך שנים, לא בטוח שצריך להמשיך למלא אותו.

בודקים את ההתאמה בין עמודות האקסל לשדות ב CRM

לפני הייבוא צריך לחבר בין כל עמודה בקובץ לבין המקום שאליו היא נכנסת במערכת. שם חברה צריך להגיע לשדה של חברה, טלפון לשדה טלפון ותאריך לשדה שמוגדר כתאריך. הטעות הידועה היא לבצע התאמה מהירה ואז לגלות שמידע נכנס לשדה הלא נכון או נשמר כטקסט שלא ניתן לסנן ולנתח כמו שצריך.

כדאי לבצע קודם ייבוא קטן של כמה עשרות רשומות. כך אפשר לבדוק איך נראים השמות, המספרים, התאריכים, השדות הריקים והתווים בעברית. רק אחרי שהכול נראה תקין עוברים לקובץ המלא.

גם כאן חברה טובה להטמעת מערכת CRM יכולה לעזור להחליט אילו שדות צריכים להיות קבועים, אילו יכולים להישאר פתוחים ואיפה צריך ליצור מבנה חדש לפני הכנסת הנתונים.

לא מוחקים את האקסל ביום המעבר

אחרי שהנתונים נכנסו ל CRM-,כדאי לשמור עותק סגור של הקובץ המקורי. הוא לא צריך להמשיך לשמש לניהול העבודה, אבל הוא כן יכול לשמש נקודת השוואה אם מתגלה שחסר פרט מסוים או אם רוצים לבדוק איך מידע נראה לפני המעבר.

בשלב הזה כדאי להשוות בין מספר הרשומות באקסל לבין מספר הרשומות שנקלטו במערכת, לפתוח כמה לקוחות באופן אקראי ולבדוק שהטלפון, המייל, ההערות והמידע ההיסטורי הגיעו למקום הנכון. בדיקה קטנה עכשיו יכולה לחסוך הרבה תיקונים בהמשך.

מעבר מאקסל ל CRM הוא הזדמנות להתחיל עם מידע נקי וברור יותר, ולא רק להחליף כלי. מי שרוצה להבין איך לייעל תהליכי עבודה דרך המעבר הזה צריך להתחיל מהנתונים עצמם: לנקות, לאחד, לבחור מה באמת צריך ולהכניס למערכת רק מידע שהצוות יוכל להשתמש בו.