בסרטון ניתן לראות איך אפשר להפיק מתוך לוח במאנדיי מסמך מסודר בפורמט PDF או Word על בסיס הנתונים שכבר קיימים במערכת. במקום להעתיק מידע ידנית מהבורד למסמך חיצוני, אפשר להשתמש בטמפלט מוכן שמושך את הנתונים הרלוונטיים ומייצר מסמך מקצועי בצורה מהירה ונוחה.
הפתרון מתאים לארגונים שעובדים עם לוחות הכוללים פרטי לקוחות, הצעות מחיר, הזמנות, פרויקטים, משימות, חוזים או כל מידע אחר שצריך להפוך למסמך רשמי. כך ניתן לחסוך זמן, לצמצם טעויות ולשמור על אחידות בכל המסמכים שהארגון מפיק.
הפקת מסמך מתוך נתוני הבורד
כאשר כל המידע כבר נמצא בתוך מאנדיי, אין סיבה להקליד אותו שוב במקום אחר. באמצעות DocuGen ניתן לקחת נתונים מתוך עמודות בלוח, כמו שם לקוח, תאריך, מספר הזמנה, פרטי שירות, סכומים או הערות, ולשלב אותם בתוך מסמך מוכן מראש.
המערכת משתמשת בטמפלט קבוע, ובכל פעם מפיקה מסמך חדש לפי הנתונים של הפריט הרלוונטי בבורד. כך למשל אפשר להפיק הצעת מחיר, אישור הזמנה, סיכום פגישה, מסמך פרויקט או כל מסמך אחר שהארגון צריך כחלק מתהליך העבודה.
טמפלט קבוע עם לוגו ומיתוג
אחד היתרונות הגדולים הוא האפשרות לעבוד עם טמפלט מעוצב מראש. המסמך יכול לכלול את לוגו החברה, צבעים, כותרות, מבנה קבוע וכל פרט מיתוגי שחשוב לארגון. כך כל מסמך שיוצא מהמערכת נראה מקצועי, אחיד וברור.
במקום שכל עובד ייצור מסמך בצורה שונה, הארגון שומר על שפה אחידה. זה חשוב במיוחד כאשר המסמכים נשלחים ללקוחות, ספקים, עובדים או גורמים חיצוניים. מסמך מסודר וממותג משדר מקצועיות ומונע מצב שבו כל אחד עובד לפי תבנית אחרת.
פחות עבודה ידנית ופחות טעויות
העתקה ידנית של נתונים בין מערכות עלולה לגרום לטעויות. מספיק שמספר הזמנה, שם לקוח או סכום יועתקו לא נכון כדי ליצור בלבול בהמשך. כאשר המסמך מופק ישירות מתוך מאנדיי, הנתונים נמשכים מהמקור שבו הצוות כבר עובד.
כך התהליך הופך למהיר ומדויק יותר. העובדים לא צריכים לפתוח קובץ נפרד, לחפש נתונים ולהעתיק אותם ידנית. הם יכולים להפיק מסמך בלחיצה, לשמור אותו כקובץ PDF או Word ולהמשיך בתהליך העבודה בצורה מסודרת.
פתרון נוח לתהליכים חוזרים
DocuGen מתאים במיוחד לתהליכים שחוזרים על עצמם. אם הארגון מפיק שוב ושוב מסמכים דומים, אין צורך לבנות כל מסמך מחדש. מגדירים פעם אחת את הטמפלט, מחברים אותו לשדות המתאימים בבורד, ומשם אפשר להפיק מסמכים בצורה פשוטה בכל פעם שצריך.
שימוש נכון בהפקת מסמכים מתוך מאנדיי עוזר לארגון לעבוד בצורה יעילה יותר, לשמור על סדר במידע וליצור מסמכים מקצועיים על בסיס הנתונים שכבר קיימים במערכת.
