תהליך קליטת נתונים מטופס חיצוני
בסרטון ניתן לראות תהליך קצר וברור של קליטת נתונים מטופס חיצוני לתוך מערכת מאנדיי. מדובר בתהליך שמתאים לארגונים שרוצים לאסוף פרטים ממועמדים, לקוחות, משתתפים או גורמים חיצוניים, בלי לנהל את המידע בצורה ידנית ומפוזרת. הטופס יכול להיות מוטמע באתר או להישלח כלינק, והוא מאפשר לאסוף פרטים, מסמכים וקבצים בצורה מסודרת.
ברגע שהטופס נשלח, הנתונים נקלטים ישירות בתוך המערכת. כך אין צורך להעתיק מידע ממיילים, להוריד קבצים ידנית או לפתוח טבלאות נפרדות. כל פרט שנאסף נכנס למקום אחד, עם אפשרות להמשיך ממנו לתהליך עבודה ברור.
קליטת פרטים וקבצים במקום אחד
טופס חיצוני מאפשר לאסוף את כל המידע הדרוש כבר בתחילת התהליך. אפשר לבקש מהמשתמש למלא פרטים אישיים, פרטי קשר, מידע מקצועי, תשובות לשאלות מקדימות וגם להעלות קבצים רלוונטיים.
לאחר שליחת הטופס, כל הנתונים נכנסים ללוח במאנדיי בצורה מסודרת. כך מי שמטפל בפנייה יכול לראות את כל המידע במקום אחד, לבדוק מה חסר ולהמשיך את התהליך בלי לחפש נתונים במערכות שונות.
בדיקה פנימית של הנתונים
אחרי שהנתונים נקלטים, מתחיל שלב הבדיקה הפנימית. בשלב הזה הצוות יכול לעבור על הפרטים, לבדוק את הקבצים, לוודא שהמידע מלא ולסמן האם יש צורך בתיקון או השלמה.
אם חסר מידע, אפשר לשלוח עדכון למועמד או לממלא הטופס ולבקש ממנו לתקן נתונים, להוסיף מסמך או להשלים פרט מסוים. כך התהליך נשאר מסודר, וכל שלב מתועד בתוך המערכת.
ניהול סטטוסים ועדכונים לאורך הדרך
במאנדיי אפשר להגדיר סטטוסים ברורים לכל שלב בתהליך. למשל, טופס התקבל, בבדיקה פנימית, חסרים נתונים, נשלחה בקשה לתיקון, מוכן לניקוד או הועבר לשלב הבא.
הסטטוסים עוזרים לצוות להבין מה מצב כל פנייה ומה צריך לעשות בהמשך. במקום לשאול מי טיפל ומה עוד חסר, אפשר להיכנס ללוח ולקבל תמונה ברורה בזמן אמת.
מעבר לתהליך ניקוד
בסיום הבדיקה הפנימית, כאשר כל הנתונים מלאים ונבדקו, אפשר להעביר את המועמד לתהליך ניקוד. הניקוד יכול להתבסס על המידע שנאסף בטופס, על הקבצים שהוגשו ועל תוצאות הבדיקה שבוצעה בתוך הארגון.
כך נוצר תהליך עבודה רציף, החל מאיסוף המידע הראשוני ועד קבלת החלטה מקצועית יותר. השימוש בטופס חיצוני שמתחבר למאנדיי עוזר לחסוך זמן, לצמצם טעויות ולנהל מועמדים או פניות בצורה ברורה, יעילה ומסודרת יותר.
