בסרטון ניתן לראות איך AI יכול לעזור לארגונים לטפל בפניות פנימיות בצורה פשוטה, מהירה ונוחה יותר. בכל ארגון יש הרבה שאלות ובקשות שמגיעות מעובדים וממנהלים במהלך היום. חלק מהפניות קשורות לנושאים יומיומיים, כמו אישור נסיעת עבודה, החזר הוצאות, פתיחת קריאה למחלקת IT או בדיקה של נוהל פנימי. פניות אחרות יכולות להיות אישיות יותר, כמו שאלה על סעיף במשכורת, זכאות להטבה או יתרת ימי חופשה.
מענה מהיר לשאלות של עובדים
במקום שעובד יצטרך לשלוח מייל ולחכות לתשובה, מערכת AI יכולה לתת לו מענה ראשוני מידי. העובד שואל שאלה בשפה פשוטה, והמערכת מחפשת את המידע הרלוונטי מתוך נהלים, מסמכים, טפסים ומידע פנים ארגוני.
לדוגמה, עובד שרוצה להגיש בקשה לנסיעת עבודה יכול לקבל הסבר ברור על התהליך. מה צריך למלא, למי שולחים את הבקשה, מי מאשר אותה ומה קורה אחרי השליחה. כך העובד מקבל תשובה מהר יותר, והצוותים בארגון מקבלים פחות פניות חוזרות על אותם נושאים.
טיפול נכון גם בנושאים אישיים
AI יכול לעזור גם כאשר הפנייה אישית יותר. למשל, עובד שרוצה להבין סעיף מסוים בתלוש השכר יכול לקבל הסבר כללי על המשמעות של אותו סעיף. אם מדובר בנושא שדורש בדיקה אישית, המערכת יכולה להפנות אותו למחלקת שכר או למשאבי אנוש.
בצורה כזו העובד לא נשאר בלי מענה, אבל גם לא מוותרים על טיפול אנושי כאשר הוא באמת נדרשAI. נותן תשובה ראשונית, מסדר את המידע ומקל על המשך הטיפול.
פחות עומס על הצוותים בארגון
אחד היתרונות הגדולים של AI הוא היכולת להפחית עומס ממחלקות כמו HR, כספים, תפעול ו IT .
הרבה מהפניות שחוזרות על עצמן יכולות לקבל מענה אוטומטי וברור. פניות מורכבות יותר יכולות לעבור לאדם המתאים, יחד עם תקציר של הבקשה וכל הפרטים החשובים.
כך הצוותים לא מבזבזים זמן על שאלות פשוטות, ויכולים להתמקד במקרים שבהם באמת צריך ניסיון, שיקול דעת או בדיקה אישית.
שירות פנימי נוח וברור יותר
כאשר משלבים AI בצורה נכונה, העובדים מקבלים שירות פנימי זמין, מהיר וברור יותר. הם יודעים לאן לפנות, מקבלים תשובות בזמן קצר ומבינים טוב יותר את התהליכים בארגון.
AI לא מחליף את האנשים בארגון, אלא עוזר להם לעבוד בצורה מסודרת ויעילה יותר. הוא מאפשר לתת לעובדים מענה טוב יותר, לשפר את חוויית השירות הפנימית וליצור תהליכי עבודה פשוטים יותר לכל הצדדים.
