בסרטון ניתן לראות הסבר קצר שעושה סדר בנושא הרשאות ללוח במאנדיי. כאשר עובדים עם לוחות שמכילים משימות, לקוחות, נתונים פנימיים או מידע רגיש, חשוב להבין מי יכול לראות את הלוח, מי יכול לערוך אותו ומה אפשר להגביל בתוך התהליך. ניהול נכון של הרשאות עוזר לשמור על סדר, למנוע טעויות ולהבטיח שכל משתמש מקבל גישה רק למה שהוא באמת צריך.
אחת השאלות הראשונות שעולות בנושא היא האם ניתן לתת הרשאה לפי שורה מסוימת בלוח. התשובה היא לא. במאנדיי לא ניתן להגדיר הרשאה נפרדת לכל שורה בצורה רגילה. כלומר, אי אפשר לקבוע שעובד מסוים יראה רק פריט אחד בתוך לוח שלם, בזמן שעובד אחר יראה פריט אחר באותו לוח, על בסיס הרשאה פר שורה.
למה חשוב להבין את מגבלות ההרשאה?
כאשר בונים תהליך עבודה במאנדיי, חשוב לדעת מראש מה אפשר ומה אי אפשר להגדיר מבחינת הרשאות. אם יש מידע שכל עובד צריך לראות בנפרד, או אם יש נתונים שלא אמורים להיות חשופים לכל הצוות, צריך לתכנן את מבנה הלוחות בהתאם.
לדוגמה, אם מדובר במידע אישי של עובדים, נתונים כספיים או תהליך רגיש מול לקוחות, לא תמיד נכון לרכז הכול בלוח אחד פתוח. במקרים כאלה כדאי לחשוב האם צריך להשתמש בלוחות פרטיים, לוחות נפרדים, תצוגות שונות או מבנה אחר שיתאים לרמת הפרטיות הנדרשת.
הרשאות ברמת הלוח
במאנדיי ניתן לנהל הרשאות ברמת הלוח. אפשר לקבוע מי יכול להיכנס ללוח, מי יכול לערוך אותו ומי רק צופה במידע. זה מאפשר לארגון לשלוט בגישה הכללית ללוח ולוודא שרק המשתמשים הרלוונטיים עובדים עליו.
הרשאה ברמת הלוח מתאימה למקרים שבהם יש צוות מסוים שעובד יחד על אותו מידע. למשל צוות מכירות, צוות שירות, מחלקת כספים או מנהלים שאחראים על פרויקט מסוים.
שימוש נכון בתכנון הלוחות
כדי לעבוד בצורה נכונה, חשוב לא לבנות לוח ורק אחר כך לבדוק את ההרשאות. עדיף לחשוב מראש מי צריך לראות את המידע, מי צריך לערוך אותו ואיזה מידע דורש הפרדה.
אם יש צורך בהפרדה בין משתמשים, ייתכן שכדאי ליצור כמה לוחות, לוחות פרטיים או תהליכים נפרדים. כך אפשר לשמור על פרטיות וגם לאפשר עבודה נוחה וברורה.
מוזמנים לצפות בסרטון המלא
נושא ההרשאות במאנדיי יכול להשפיע מאוד על הדרך שבה הארגון עובד. בסרטון מוצגים הסברים נוספים על סוגי ההרשאות ועל הדרך הנכונה להשתמש בהן. אם אתם מתלבטים איך להגדיר גישה ללוח, מי צריך לראות מה ואיך למנוע חשיפה מיותרת של מידע, מומלץ להיכנס לסרטון ולראות את ההסבר המלא.
