בסרטון ניתן לראות טיפים חשובים לעבודה עם אורחים והרשאות במאנדיי. במקרים רבים אנחנו רוצים לשתף לוח עם אנשים שנמצאים מחוץ לארגון, כמו לקוחות, ספקים, יועצים, פרילנסרים או שותפים לפרויקט. במקום לתת להם גישה מלאה לחשבון הארגוני, אפשר להזמין אותם כאורחים ללוחות מסוימים בלבד.
שימוש נכון באורחים עוזר לנו לשמור על סדר, לשלוט בהרשאות ולהגן על מידע פנימי שלא אמור להיות חשוף לכל משתמש. לכן חשוב להבין מי נחשב אורח, מתי נכון להזמין אותו, ומהן המגבלות שצריך להכיר לפני שמוסיפים אותו ללוח.
מי נחשב אורח במאנדיי?
אורח במאנדיי הוא בדרך כלל משתמש שמגיע מחוץ לארגון. כלומר, מדובר באדם שהדומיין של כתובת המייל שלו שונה מהדומיין הארגוני של החברה. לדוגמה, אם העובדים בארגון משתמשים בכתובות מייל עם אותו דומיין, משתמש עם כתובת חיצונית יכול להיות מוזמן כאורח.
חשוב לדעת שאי אפשר להזמין כאורח אדם שהמייל שלו שייך לדומיין הארגוני שלכם. משתמש כזה נחשב חלק מהארגון, ולכן הוא לא מתאים להגדרת אורח. במצב כזה צריך להוסיף אותו כמשתמש רגיל בהתאם להרשאות ולמבנה החשבון.
למה להשתמש באורחים בלוחות?
הזמנת אורחים מאפשרת לשתף מידע בצורה ממוקדת. למשל, אם יש לוח פרויקט מול לקוח, אפשר לתת ללקוח גישה רק ללוח הרלוונטי עבורו. הוא יוכל לראות את המשימות, העדכונים או הנתונים שקשורים אליו, בלי להיחשף ללוחות אחרים של החברה.
זה שימושי במיוחד בפרויקטים משותפים, תהליכי שירות, עבודה מול ספקים או ניהול משימות עם גורמים חיצוניים. כך כל הצדדים יכולים לעבוד באותו מקום, לעקוב אחרי התקדמות ולשתף עדכונים בצורה מסודרת.
שליטה טובה יותר בהרשאות
כאשר מזמינים אורחים, חשוב לבדוק לאיזה לוח הם מקבלים גישה ומה הם יכולים לעשות בו. לא תמיד צריך לאפשר לכל אורח לערוך את כל המידע. לפעמים מספיק שהוא יראה נתונים, יגיב על עדכונים או יעדכן פריטים מסוימים בלבד.
ניהול נכון של הרשאות עוזר למנוע טעויות, לשמור על מידע רגיש ולהבטיח שכל משתמש רואה רק את מה שהוא באמת צריך לראות. לפני שמזמינים אורח, כדאי לבדוק שהלוח לא כולל מידע פנימי שלא אמור לצאת מחוץ לארגון.
עבודה בטוחה ונוחה עם גורמים חיצוניים
אורחים במאנדיי הם פתרון נוח לשיתוף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון, אבל צריך להשתמש בהם בצורה מחושבת. כדאי להזמין אורחים רק ללוחות הרלוונטיים, לבדוק את ההרשאות שלהם ולעדכן גישה כאשר הפרויקט מסתיים.
כך אפשר ליהנות משיתוף פעולה פתוח ונוח, בלי לוותר על שליטה במידע. כאשר משתמשים נכון באורחים ובהרשאות, מאנדיי מאפשרת לעבוד בצורה מסודרת גם עם צוותים פנימיים וגם עם גורמים חיצוניים.
