ליד חדש נכנס, מישהו רושם אותו באקסל, עובד אחר מקבל הודעה בוואטסאפ ואחרי כמה ימים אף אחד כבר לא בטוח אם חזרו אליו. במקרים אחרים דווקא כן חוזרים לליד, אבל אין מקום אחד שבו אפשר לראות מה נאמר לו, מי מטפל בו ומה צריך לקרות בהמשך.
כל עוד מספר הפניות קטן, אפשר לפעמים להסתדר גם בצורה כזאת. כשהעסק גדל ומספר הלקוחות והלידים עולה, העבודה מתחילה להיות מורכבת יותר. בשלב הזה מערכת CRM יכולה לעזור לרכז את המידע ולתת לצוות תמונה ברורה יותר של תהליך המכירה.
איך יודעים שהגיע הזמן לשינוי? הנה שבעה סימנים שכדאי לשים לב אליהם.
1. לידים נכנסים אבל לא תמיד חוזרים אליהם בזמן
ליד יכול להגיע מטופס באתר, משיחה, מקמפיין או מפנייה ישירה. אם אין מקום אחד שבו כל הפניות נכנסות ומקבלות המשך טיפול, חלק מהן יכולות להישאר ללא מענה.
הבעיה לא תמיד מתגלה מיד. לפעמים רק אחרי כמה ימים מישהו שואל מה קרה עם פנייה מסוימת ואז מתחיל החיפוש בין הודעות, מיילים וקבצים.
2. לא ברור מי אחראי על כל ליד
כאשר כמה אנשי מכירות עובדים במקביל, חשוב לדעת מי מטפל בכל פנייה. בלי חלוקה ברורה, שני עובדים יכולים לפנות לאותו אדם או שכל אחד יכול לחשוב שמישהו אחר כבר טיפל בו.
מערכת CRM מסודרת מאפשרת לחבר כל ליד לאדם שמטפל בו ולהבין מי אחראי להמשך התהליך.
3. המידע על הלקוחות נמצא בכמה מקומות
פרטי קשר נמצאים בקובץ אחד, סיכום השיחה נמצא במייל והצעת המחיר שמורה במקום אחר. כל עוד עובד אחד מכיר את הלקוח, אולי אפשר להסתדר. ברגע שמישהו נוסף צריך להיכנס לתמונה, מתחיל החיפוש אחרי המידע.
זו אחת הנקודות שבהן חשוב לבחור חברה מומלצת להטמעת מערכות CRM שמבינה קודם איך העסק עובד, איזה מידע צריך לרכז ואיך הצוות משתמש בו ביום יום.
4. קשה לדעת באיזה שלב נמצאת כל עסקה
כמה לידים חדשים נכנסו השבוע? לכמה מהם כבר נשלחה הצעה? כמה עסקאות ממתינות לתשובה?
אם צריך לבדוק כל ליד בנפרד כדי להבין מה מצב המכירות, סימן שחסרה לעסק תמונת מצב ברורה ומרוכזת.
בדיוק כאן חשוב להבין איך לבנות דשבורדים ב Monday. דשבורד שמבוסס על נתונים מסודרים יכול להציג למנהלים תמונת מצב ברורה בלי לאסוף בכל פעם את המספרים מחדש.
5. המעקב אחרי לידים תלוי בזיכרון של העובדים
איש מכירות דיבר עם לקוח שאמר לו לחזור בעוד שבועיים. אם המעקב תלוי רק בכך שהעובד יזכור את השיחה, קל לפספס את המועד.
ככל שיש יותר פניות, קשה יותר לנהל את המעקב מהזיכרון. תזכורות, משימות ותאריכי המשך יכולים להפוך את המעקב לחלק מסודר מתהליך העבודה.
זו גם נקודה שבה חברה מקצועית להטמעת מערכת CRM צריכה להבין את שגרת העבודה של צוות המכירות ולבנות תהליך שלא דורש מהעובדים לזכור כל פעולה בעצמם.
6. קשה להבין מאיפה מגיעים הלידים הטובים ביותר
עסק יכול לקבל פניות מכמה מקורות במקביל, אבל לא תמיד ברור איזה מקור מביא הרבה פניות ואיזה מקור מביא לקוחות שבאמת מתקדמים לעסקה.
כדי להבין אילו מקורות מביאים את הלידים האיכותיים ביותר, חשוב לתעד בצורה מסודרת מאיפה הגיע כל ליד, לאיזה שלב הוא התקדם והאם הפך ללקוח.
לכן גם מי שרוצה לדעת איך לעקוב אחרי ביצועים באמצעות דשבורדים ב Monday צריך להתחיל מהמידע עצמו. דשבורד לא יכול לתת תשובה אמינה אם הנתונים שמגיעים אליו חלקיים או לא מעודכנים.
7. מנהלים צריכים לבקש עדכונים במקום לראות אותם
אם מנהל המכירות צריך לשאול כל עובד כמה עסקאות פתוחות אצלו, למי כבר נשלחה הצעה ומה צפוי להתקדם בקרוב, כנראה שחסרה תמונת מצב משותפת.
מערכת מסודרת מאפשרת למנהל לקבל מידע בלי לעצור בכל פעם את הצוות לצורך עדכון. האפשרות לראות את הנתונים במקום אחד חשובה במיוחד כשהפעילות גדלה ויש יותר לידים, אנשי מכירות ותהליכים במקביל.
במצב כזה חשוב לדעת איך לבנות דשבורד ב Monday למעקב אחר ביצועים, כך שהמנהלים יקבלו מידע שימושי ולא רק אוסף של גרפים ומספרים.
מערכת CRM צריכה להתאים לעסק ולא להפך
החלטה לעבור למערכת CRM אינה מסתכמת בבחירת תוכנה. צריך להבין איך לידים נכנסים לעסק, מי מטפל בהם, אילו שלבים הם עוברים ואיזה מידע הצוות באמת צריך במהלך העבודה.
חברה מתאימה להטמעת מערכות CRM צריכה להכיר את תהליך העבודה של העסק לפני שמתחילים לבנות את המערכת. כך אפשר להתאים את השלבים, השדות והמעקב לצרכים של הצוות ולא לדרוש מהצוות להתאים את עצמו למבנה שלא מתאים לו.
יפ סולושן מלווה עסקים וארגונים בתכנון ובהטמעה של מערכות עבודה במאנדי בהתאם לתהליכים שהם צריכים לנהל. המטרה היא ליצור מערכת שמרכזת את המידע ומאפשרת לצוות לעבוד בצורה ברורה יותר, בלי להמשיך להסתמך על קבצים, הודעות וזיכרון.
