ארגון שכבר עובד עם מערכת CRM לא תמיד צריך להישאר איתה רק מפני שכל העבודה כבר מתנהלת שם. לפעמים המערכת יקרה מדי, לא נוחה לצוות או פשוט לא מתאימה יותר לצורת העבודה שהתפתחה עם השנים. במצב כזה עולה שאלה טבעית: האם אפשר לעבור ל Monday ולרכז בה גם את העבודה מול הלקוחות?
התשובה תלויה פחות בשם של המערכת ויותר בתפקיד שה CRM הקיים ממלא ביום יום. לפני שמתחילים הטמעת CRM חדשה, כדאי להבין אילו פעולות הצוות מבצע היום, אילו מהן באמת נחוצות ואילו נשארו במערכת רק מפני שכך התרגלו לעבוד.
קודם בודקים מה ה CRM הקיים באמת עושה
הרבה ארגונים חושבים שהם משתמשים ב CRM רק כדי לשמור פרטי לקוחות ולעקוב אחרי עסקאות. בפועל, אחרי כמה שנים המערכת יכולה להיות מחוברת לעוד חלקים בעבודה. היא יכולה לשמש לצד מערכת הנהלת חשבונות, טלפוניה, שירות לקוחות, טפסים באתר או כלים פנימיים שנבנו במיוחד לארגון.
לפני שמחליטים להחליף מערכת, כדאי להכין רשימה של פעולות שהארגון לא יכול לוותר עליהן. לא רשימה כללית של יכולות, אלא פעולות אמיתיות שמתרחשות במהלך יום העבודה. איך נכנסת פנייה חדשה, איפה נשמר מידע שצריך לחזור אליו, מה קורה אחרי סגירת עסקה ואיזה מידע עובר למחלקה אחרת.
הבדיקה הזאת עוזרת להבין אם Monday יכולה להחליף את המערכת כולה או רק חלק ממנה.
מתי Monday יכולה להיות חלופה מלאה?
אם ה CRM משמש בעיקר לניהול לידים, לקוחות, עסקאות ופעולות המשך, ויש צורך גם לחבר בין העבודה מול הלקוח לבין העבודה הפנימית של הצוות, אפשר לבדוק אם Monday מתאימה לתפקיד רחב יותר.
במצב כזה העבודה מול הלקוח לא חייבת להסתיים ברגע שהעסקה נסגרת. אפשר להמשיך מאותה סביבת עבודה לטיפול של צוותים נוספים ולפעולות שמגיעות אחר כך.
עם זאת, הטמעת CRM לא צריכה להתחיל מהמחשבה שכל מה שקיים היום חייב להיבנות מחדש באותה צורה. מעבר למערכת אחרת הוא גם הזדמנות לבדוק אילו חלקים באמת נחוצים ואילו נוצרו במשך השנים בלי שמישהו עצר לבדוק אם עדיין צריך אותם.
מתי לא כדאי למהר להחליף את המערכת?
יש ארגונים שבהם ה CRM הקיים ממלא תפקיד מאוד מסוים שקשה להחליף. לדוגמה, מערכת שמחוברת בצורה עמוקה למערכות כספים, למוקד טלפוני או לפיתוח פנימי שנבנה במיוחד עבור הארגון.
במצב כזה אפשר לבדוק אם Monday צריכה להחליף את ה CRM או לעבוד לצדו. לפעמים נכון להשאיר במערכת הקיימת את החלקים שהיא מבצעת היטב ולהשתמש ב Monday לתהליכים אחרים שבהם צריך יותר גמישות ועבודה בין כמה צוותים.
ספק מומלץ להטמעת מערכת מאנדיי צריך לדעת להגיד גם מתי לא נכון להעביר הכול. המלצה טובה לא מתחילה בניסיון להכניס כל תהליך לכלי אחד, אלא בבדיקה של מה באמת מתאים לארגון.
האם חייבים לבחור מערכת אחת?
לא תמיד. בחלק מהארגונים שתי מערכות יכולות לעבוד יחד אם לכל אחת יש תפקיד ברור. מערכת CRM יכולה להמשיך לטפל בתחום מסוים, בזמן ש Monday משמשת לתהליכים אחרים בארגון.
מה שכן צריך למנוע הוא מצב שבו אותו מידע מתוחזק בשתי מערכות בלי סיבה. אם שני הכלים נשארים פעילים, צריך להחליט איפה נמצא המידע המרכזי לכל נושא ומי אחראי לעדכן אותו.
לפעמים זו גם דרך נוחה לבחון שינוי בלי לקבל החלטה גדולה מדי בבת אחת. הטמעת CRM יכולה להתחיל באזור מסוים בעסק, ורק אחרי שבודקים שהדרך החדשה מתאימה מחליטים אם להרחיב אותה.
מה כדאי לבקש מהספק לפני שמחליטים?
לפני בחירת ספק מומלץ להטמעת מערכת מאנדיי , כדאי לבקש לראות איך כמה מצבים אמיתיים מהארגון ייראו בתוך המערכת. לא הדגמה כללית, אלא תרחיש מוכר שהצוות מבצע היום.
אפשר לבחור פעולה אחת שכולם מכירים ולבדוק איך היא נראית ב Monday לעומת המערכת הקיימת. כך קל יותר להבין אם מקבלים דרך עבודה פשוטה יותר או רק ממשק אחר לאותו תהליך.
כדאי לבדוק גם מה לא נכנס למערכת החדשה. אם יש פעולה מסוימת שהמערכת הקיימת מבצעת טוב יותר, עדיף לזהות את זה לפני שמתקבלת החלטה.
ספק מומלץ להטמעת מערכת מאנדיי צריך להסתכל על התמונה המלאה ולא רק על האפשרות הטכנית להקים מערכת חדשה. המטרה היא להבין אם Monday באמת יכולה לקחת את התפקיד של ה CRM הקיים, אם עדיף לשלב בין השתיים או אם נכון להשאיר את המצב הנוכחי.
החלפת מערכת היא לא מטרה בפני עצמה. הבחירה הנכונה היא זו שמפשטת את העבודה ולא מוסיפה עוד כלי רק מפני שהוא חדש יותר. בדיקה של השימוש האמיתי במערכת הקיימת ושל התפקיד שלה בארגון נותנת בסיס טוב יותר להחלטה.
