דשבורד ניהולי אמור לתת תשובה מהירה לשאלות שהעסק באמת רוצה לבדוק. האם המכירות עומדות ביעד? האם לידים מקבלים טיפול בזמן? האם פרויקטים מסתיימים בתאריך שנקבע? כדי לקבל תשובות כאלה צריך לבחור KPI שמתאים למטרה, ולא פשוט להציג כל נתון שקיים במערכת.
לפי monday.com ברוב המקרים עדיף להתמקד ב 3 עד 5 מדדים מרכזיים שמתאימים למטרות של הצוות, במקום לעקוב אחרי מספר גדול של נתונים במקביל. זו נקודת פתיחה טובה גם למי שרוצה להבין איך לבנות דשבורדים ולעקוב אחרי ביצועים ב-Monday וגם לעסק שנמצא בתהליך של הטמעת מערכת .crm
מה זה KPI ואיך מחשבים אותו?
KPI הוא מדד שנבחר כדי לבדוק התקדמות לעבר מטרה מסוימת. ההבדל בין נתון רגיל לבין KPI הוא לא בשם שלו אלא במה שהעסק רוצה ללמוד ממנו.
לדוגמה, מספר העסקאות שנסגרו הוא נתון. אם המטרה היא להבין איזה חלק מההזדמנויות באמת הופך לעסקאות, אפשר למדוד.Win Rate
החישוב הוא:
מספר העסקאות שנסגרו בהצלחה ÷ מספר ההזדמנויות שנסגרו × 100
monday.comכוללת את Win Rate בין המדדים המרכזיים לדשבורד מכירות, לצד הכנסות מול יעד, גודל עסקה ממוצע, זמן תגובה ללידים והמרה מליד להזדמנות.
אילו KPI אפשר למדוד בפועל?
המדד צריך להשתנות לפי מה שהצוות רוצה לבדוק. אין רשימה אחת שמתאימה לכל עסק.
| מה רוצים לבדוק? | KPI מתאים | איך מודדים? |
|---|---|---|
| כמה מהזדמנויות המכירה הפכו לעסקאות | Win Rate | מספר העסקאות שנסגרו בהצלחה חלקי כלל ההזדמנויות שנסגרו, כפול 100 |
| האם משימות או פרויקטים מסתיימים בזמן | שיעור השלמה בזמן | מספר המשימות שהושלמו בזמן חלקי כלל המשימות שהושלמו, כפול 100 |
| כמה מהר מטפלים בליד חדש | Lead Response Time | הזמן שעובר מרגע כניסת הליד למערכת ועד ליצירת הקשר הראשונה איתו |
| האם המכירות עומדות ביעד | הכנסות מול יעד | משווים את ההכנסות בפועל ליעד המכירות שהוגדר לאותה תקופה |
| כמה עבודה הצוות מסיים בתקופה מסוימת | Throughput | סופרים את מספר המשימות שהושלמו במהלך היום, השבוע, החודש או כל תקופה שנבחרה |
למה לא מספיק למדוד כמה פעולות העובדים ביצעו?
מספר שיחות, מיילים או משימות שהושלמו יכול להיות שימושי, אבל הוא לא תמיד אומר אם הצוות הגיע לתוצאה שרצינו. אם מציגים רק את כמות הפעולות שבוצעו, לא תמיד אפשר להבין כמה מהן הובילו לפגישה, להזדמנות או לעסקה.
לכן, בזמן הטמעת מערכת crm כדאי לחשוב גם על הקשר בין הפעולה לבין התוצאה. במקום להסתפק במספר שיחות, אפשר לבדוק כמה שיחות הובילו לפגישה. במקום להציג רק מספר לידים, אפשר לבדוק כמה מהם הפכו להזדמנויות או ללקוחות.
קודם מודדים את המצב הקיים ורק אחר כך קובעים יעד
אחת הנקודות החשובות בהגדרת KPI היא לא לקבוע מספר שרירותי.
monday.com ממליצה קודם למדוד את הביצועים הקיימים וליצור נקודת בסיס. רק אחרי שיודעים מה קורה היום אפשר לקבוע יעד הגיוני לשיפור.
לדוגמה, אם רוצים לשפר את אחוז המשימות שמסתיימות בזמן, קודם בודקים מה היה האחוז בחודשים האחרונים. אם שיעור ההשלמה בזמן עומד היום על 72 אחוז, זו נקודת ההתחלה של הארגון. מכאן אפשר להגדיר יעד חדש ולבדוק לאורך זמן אם חל שיפור.
זה שלב משמעותי למי שבודק איך לבנות דשבורדים ולעקוב אחרי ביצועים ב-Monday,כי בלי נקודת התחלה קשה לדעת אם שינוי שמופיע בדשבורד באמת מייצג שיפור.
איזה KPI מתאים לדשבורד ?CRM
בדשבורד מכירות לא חייבים להציג את כל המידע שנמצא במערכת. לפי monday.com ,בין המדדים שמשמשים דשבורדים של CRM אפשר למצוא ערך כולל של עסקאות לפי שלב Win Rate, הכנסה מול יעד, זמן תגובה לליד והמרת לידים להזדמנויות. הבחירה תלויה במה שהעסק רוצה לבדוק.
אם הבעיה היא שלידים מקבלים טיפול מאוחר, זמן התגובה חשוב יותר ממספר הלידים הכולל. אם רוצים לבדוק את איכות תהליך המכירה, Win Rate יכול להיות שימושי יותר ממספר השיחות שביצע הצוות. אם ההנהלה רוצה לדעת אם עומדים בתוכנית המכירות, ההכנסה בפועל מול היעד תהיה רלוונטית יותר.
במסגרת הטמעת מערכת crm כדאי להחליט על המדדים האלה כבר בזמן שמגדירים אילו נתונים הצוות יכניס למערכת. אי אפשר לחשב בצורה אמינה זמן תגובה לליד אם זמן הכניסה וזמן הטיפול הראשון לא נשמרים בצורה מסודרת.
כמה KPI באמת צריך בדשבורד?
גם כאן לא צריך לנחש. בהמלצות של monday.com למדידת ביצועים מופיעה המלצה להתמקד ב 3 עד 5 KPI שמתאימים למטרה המרכזית של הצוות.
המספר המצומצם הזה עוזר לשמור על הדשבורד ברור. אפשר לשמור במערכת עוד הרבה נתונים ולפתוח אותם בעת הצורך, אבל המסך הניהולי הראשי לא חייב להציג הכול.
מי שרוצה להבין איך לבנות דשבורדים ולעקוב אחרי ביצועים ב Monday- יכול להתחיל משלוש שאלות פשוטות: מה המטרה שאנחנו רוצים לבדוק, איזה נתון מודד אותה בצורה ישירה והאם יש לנו במערכת מידע מספיק אמין כדי לחשב אותו.
KPI טוב מתחיל בנתונים שכבר קיימים בעסק ונמדדים בצורה עקבית. אחרי שמגדירים את נקודת הפתיחה, אפשר לקבוע יעד ולעקוב לאורך זמן אם באמת חל שיפור.
